1. Inleiding
Astorium hecht grote waarde aan zorgvuldige en veilige omgang met privacygevoelige informatie van haar websitebezoekers, kandidaten, werknemers en zelfstandigen. Astorium heeft daarom dit privacy statement opgesteld. Astorium behandelt en beveiligt de aan haar toevertrouwde persoonlijke informatie uiterst zorgvuldig. Met deze privacy statement geeft Astorium je inzicht hoe Astorium in voorkomende situaties conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) met jouw persoonsgegevens omgaat.
2. Wie zijn wij
Deze privacy statement geldt voor de bedrijven en activiteiten uit de Astorium Groep (‘Astorium’). Dit zijn Astorium B.V., Astorium Projecten B.V. en Top Freelancers. Deze organisaties zijn gevestigd op de Regulusweg 11, 2516 AC Den Haag.
Astorium is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG en heeft daarmee zeggenschap over de verwerking van de persoonsgegevens en stelt het doel en de middelen voor de verwerking vast.
Astorium schakelt soms andere bedrijven in om diensten voor haar uit te voeren. Astorium blijft in deze situaties verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Met deze bedrijven maakt Astorium contractuele afspraken over de omgang van jouw persoonsgegevens, zodat jouw privacy gewaarborgd blijft.
3. Technische informatie
Wanneer je onze website bezoekt verzamelt de website automatisch informatie over de (apparaten van) onze bezoekers. Het gaat hierbij bijvoorbeeld over informatie met welk apparaat de website wordt bezocht, het IP-adres van jouw apparaat, het IP-adres van jouw Internet Service Provider, het besturingssysteem dat je gebruikt, datum en tijd van jouw bezoek, het internetadres van de website vanwaar je rechtstreeks bent doorgelinkt, de door jou bezochte pagina’s en de informatie die je hebt bekeken op de website, de geo locatie waar je je bevindt en het materiaal dat je opstuurt naar en downloadt van de website. Wij gebruiken deze technische informatie voor het beheer van de website en ter verbetering van de kwaliteit en effectiviteit van onze website.
4. Cookies
Astorium maakt gebruik van cookies en webstatistieken.
Zo zijn wij in staat te bekijken hoe bezoekers onze website gebruiken. Zodoende kunnen wij onze website beter aan te passen op de gebruiksvoorkeuren van onze bezoekers. Cookies zijn kleine stukjes informatie die op jouw computer worden opgeslagen. Bij een volgend bezoek aan onze website worden deze kleine stukjes informatie herkend wat jouw bezoek eenvoudiger maakt. Meer over ons cookiebeleid lees je hier.
5. Wanneer verzamelen wij jouw persoonsgegevens?
In de volgende gevallen is het ons toegestaan jouw gegevens te bewaren en verwerken:
- Als je Astorium toestemming hebt gegeven voor de verwerking van jouw persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden.
- Als de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij je partij bent, of om op verzoek van jou vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen;
- Als verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Astorium rust;
- Als de verwerking noodzakelijk is om jouw of andermans vitale belangen te beschermen;
- Als de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan Astorium is opgedragen;
- Als de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Astorium of van een derde, behalve wanneer jouw belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden die tot bescherming van jouw persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen.
6. Waarom verzamelen wij jouw persoonsgegevens
Je persoonsgegevens worden gebruikt om de aan jou aangeboden HR-diensten zo goed mogelijk te kunnen verlenen, waaronder uitzenden, detachering, bemiddeling, payroll, salarisadministratie, personeelsmanagement, persoonlijke ontwikkeling & inzetbaarheid, assessment, coaching en werving & selectie.
Astorium gebruikt jouw gegevens voor onderstaande doeleinden:
- Vraag en aanbod op de arbeidsmarkt bij elkaar brengen.
- Je op de hoogte te brengen van interessante vacatures, aanbiedingen van producten en diensten van Astorium en van derden.
- Gewerkte uren te registreren en te verwerken in ons salarissysteem.
- Je geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen in verband met een bemiddeling naar vast of tijdelijk werk dan wel een opdracht, waarbij ook gebruik gemaakt kan worden van testresultaten.
- Je te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven en promotie-acties die voor jou interessant kunnen zijn, uitsluitend indien je je daarvoor hebt aangemeld (opt-in).
- Een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met je aan te gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te voeren.
- Onze re-integratieverplichtingen na te komen en te voldoen aan (het vanuit de overheid opgelegde doeleinde) om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen.
- Een opdracht bij de opdrachtgever te kunnen vastleggen in een overeenkomst met de opdrachtgever en de overeenkomst met de opdrachtgever te onderhouden en na te komen.
- Ten behoeve van onze opdrachtgevers gegevens te verwerken in het kader van een pre-employment screening.
- Voor het bevorderen van jouw persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, waaronder training, opleiding en testen.
- Voor managementdoeleinden waaronder managementinformatie, het verzorgen van interne controles en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole.
- Kwaliteitsdoeleinden zoals certificering.
- Subsidies, premiekortingen e.d. aan te vragen.
- Als we een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met je zijn aangegaan, voor naleving van wet- en regelgeving, waaronder maar niet beperkt tot identificatie, arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving, bestrijding van fraude en nationale en internationale sanctiewetgeving.
7. Welke persoonsgegevens verzamelen wij van je?
Astorium kan als je werkzoekende, kandidaat, gedetacheerde, (tijdelijke) werknemer, zelfstandig ondernemer en/of zakelijke relatie bent van Astorium, de onderstaande persoonlijke gegevens verwerken. Je bent zelf verantwoordelijk dat de door jou aangedragen persoonlijke gegevens juist en up to date zijn.
Werkzoekende of kandidaat
- NAW gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en andere contactgegevens
- Geboortegegevens, leeftijd, geslacht
- Curriculum vitae (cv), informatie over opleiding, stages en werkervaring
- Gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die je zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan
- Gegevens over beschikbaarheid en verlof
- Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften en gegevens betreffende werkervaring
- Op vrijwillige basis andere content waarmee je jezelf voorstelt (video, foto)
- Andere dan de hierboven genoemde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van de wet
Gedetacheerde, (tijdelijke) werknemer en zelfstandig ondernemer
Als je voor Astorium of haar opdrachtgevers kunt gaan werken/werkt/hebt gewerkt, kan Astorium onderstaande gegevens verwerken:
- NAW gegevens, e-mailadres, telefoonnummer, bank- en/of girorekeningnummer en andere contactgegevens
- Geboortegegevens, leeftijd, geslacht
- Curriculum vitae (cv), informatie over opleiding, stages en werkervaring
- Gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die je zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan
- Gegevens over beschikbaarheid en verlof
- Nationaliteit, BSN & identiteitsbewijs (kopie identiteitsbewijs), een eventuele werkvergunning
- Gegevens in het kader van een pre-employment screening
- Gegevens betreffende de aard en inhoud van de vorige arbeidsbemiddelingen, alsmede betreffende de beëindiging ervan
- Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften en gegevens betreffende werkervaring
- Overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie
- Op vrijwillige basis andere content waarmee je jezelf voorstelt (video, foto)
- Andere dan de hierboven genoemde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van de wet
8. Derden
Astorium kan jouw persoonsgegevens doorgeven aan andere entiteiten van Astorium, haar opdrachtgevers, onderaannemers (bijvoorbeeld gegevensbewerkers) die namens Astorium diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, leveranciers, overheidsinstanties en andere zakelijke relaties. En in alle overige gevallen waarin wij hiertoe kunnen worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis.
De verstrekking van de persoonsgegevens geschiedt op basis van een gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting en/of ter uitvoering van de overeenkomst in overeenstemming met de doelen zoals genoemd bij “Waarom verzamelen wij jouw persoonsgegevens?”. Jouw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven buiten Nederland. Astorium heeft de nodige maatregelen genomen om te verzekeren dat de doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd.
9. Jouw rechten
Wij hechten er waarde aan dat je makkelijk gebruik kan maken van je rechten met betrekking tot de verwerking van jouw persoonsgegevens. Als je gebruik wenst te maken van een van de jou toekomende en hieronder benoemde rechten kun je zoals onderstaand wordt omschreven contact met ons opnemen.
Inzage en/of wijzigen gegevens
Je kunt ons op elk gewenst moment via het telefoonnummer 070-3587375 dan wel per brief op de Regulusweg 11, 2516 AC Den Haag verzoeken aan te geven welke (categorieën van) gegevens wij van jou verwerken, voor welke doeleinden dat gebeurt, van welke bron de gegevens komen en welke bewaartermijnen door ons worden gehanteerd.
Daarnaast kun je op elk gewenst moment contact met ons opnemen om jouw gegevens aan te vullen, te verbeteren of te verwijderen. Mocht onverhoopt blijken dat wij verkeerde persoonsgegevens van je hebben verstrekt zullen wij dit rectificeren.
Ook kun je via onze website (www.astorium.nl) onder ‘Mijn Astorium’ zelf jouw gegevens (gedeeltelijk) aanvullen, verbeteren of verwijderen.
Wanneer wij jouw persoonlijke gegevens hebben gewijzigd stellen wij je hiervan op de hoogte.
Verwerking van jouw gegevens beperken
Wanneer je het niet eens bent met de inhoud van de gegevens die wij van je bewaren, kun je een verzoek indienen tijdelijk de verwerking van jouw gegevens te beperken. Wij wachten dan met het verspreiden van jouw gegevens tot deze naar jouw mening weer op orde zijn. Je kunt een verzoek tot een verwerkingsbeperking op elk gewenst moment via 070-3587375 dan wel per brief op de Regulusweg 11, 2516 AC Den Haag indienen.
Wanneer wij verwerking van jouw persoonlijke gegevens beperken stellen wij je hiervan op de hoogte.
Recht om gegevens over te dragen
Je kunt de persoonsgegevens die wij over jou bewaren, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm opvragen via 070-3587375. Je bent volledig vrij deze informatie over te dragen aan derde.
Recht om vergeten te worden
Wanneer je geen gebruik meer wenst te maken van onze diensten kun je een verzoek indienen van verwijdering van al jouw persoonlijke gegevens. Je kunt ons op elk gewenst moment via 070-3587375 dan wel per brief op de Regulusweg 11, 2516 AC Den Haag verzoeken al jouw gegevens te verwijderen.
Je kunt daarnaast jouw eventueel verleende toestemming om jouw gegevens te verwerken op elk moment intrekken. Wij zullen de verwerking van je persoonsgegevens waarvoor je toestemming had verleend staken. Het intrekken van je toestemming heeft echter geen invloed op de verwerkingen die al hebben plaatsgevonden.
Procedure, responstermijn en kosten
Wij proberen jouw verzoeken als genoemd in dit hoofdstuk zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand, te behandelen. Wij zijn verplicht jouw identiteit te controleren voordat aan jouw verzoeken kan worden voldaan. Uw verzoeken worden in beginsel elektronisch behandeld, tenzij dat niet mogelijk is of je anders verzoekt.
Voor de behandeling van jouw voornoemde verzoeken brengen wij je in beginsel geen kosten in rekening, tenzij jouw verzoeken buitensporig zijn, kennelijk ongegrond of indien je bij het recht op inzage om bijkomende kopieën verzoekt.
10. Functionaris gegevensbescherming
Astorium heeft een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld die binnen de organisatie toezicht houdt op de toepassing en naleving van de privacy regels. De contactgegevens van deze functionaris zijn: functionarisgegevensbescherming@astorium.nl.
11. Beveiliging
Astorium doet er alles aan om jouw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. Wij doen dit aan de hand van fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan gegevenbewerkers die namens haar diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, is Astorium met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen.
12. Bewaartermijn
Astorium bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking en conform de wettelijke bewaartermijnen.
13. Vragen, opmerkingen, klachten of (vermoeden) datalek
Heb je vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van jouw persoonsgegevens door Astorium, dan kun je schriftelijk of per e-mail contact met ons opnemen via functionarisgegevensbescherming@astorium.nl of Regulusweg 11, 2516 AC Den Haag. Je kunt onze afdeling Juridische Zaken ook telefonisch bereiken via telefoonnummer 070-3587375. Indien je het niet eens bent met het gebruik door Astorium van jouw persoonsgegevens, kun je eveneens een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
14. Datalek
Is er sprake van een (vermoeden van) een datalek, dan verzoeken wij je dit direct te melden aan onze functionaris gegevensbescherming via functionarisgegevensbescherming@astorium.nl.
15. Wijzigingen
Astorium behoudt zich het recht voor om dit privacy statement aan te passen of te wijzigen. Geen van de bepalingen uit het privacy statement heeft tot doel om enige verplichting of overeenkomst tot stand te doen komen tussen Astorium en een betrokkene.
16. Overige bepalingen
Op de bepalingen uit deze privacy statement en alle hieruit voortvloeiende geschillen is Nederlands recht van toepassing.
